Mängel von Schienenfahrzeugen zu erfassen, diese an den Instandhalter oder externe Dienstleister zu übermitteln, um so eine schnellst mögliche Behebung zu erhalten, ist eine große Herausforderung im Instandhaltungsprozess. Die Qualität der Mängel spielt dabei eine genauso wesentliche Rolle, wie die Systeme, die im Hintergrund für die richtige Zuweisung sorgen. Um Trends und Fehlerbilder erzeugen zu können, bedarf es einer – in einem Großkonzern – unternehmensübergreifenden, einheitlichen Struktur, die das Wissen langjähriger Mitarbeiter mit der voranschreitenden Digitalisierung vereint. In diesem Beitrag wird beispielhaft die Herangehensweise für die Herstellung dieser Struktur in einem gewachsenen Unternehmensumfeld und den daraus entstandenen Möglichkeiten erläutert.